A sikeres projektek kulcsa a hatékony kommunikációban rejlik, amelyet kommunikációs terv formájában rögzítünk. Nézzük meg tehát közelebbről, hogy mi a projekt-kommunikációs terv, hogyan és miben lesz segítségünkre a projekt végrehajtása során.

Mit jelent és miben segíthet a projekt kommunikációs terve?

A projekt kommunikációs terv egy egyszerű eszköz, amely lehetővé teszi, hogy hatékonyan kommunikáljon egy projekt végrehajtása során a projektcsapat a projekten belül, illetve kívül az ügyfelekkel és egyéb érdekelt felekkel. Egyértelmű iránymutatásokat fogalmaz meg az információk megosztásának módjáról, valamint arról, hogy ki és milyen felelősséggel tartozik minden egyes projektkommunikációhoz.

Miért fontos az egyedi projektek megvalósítása során a kommunikációs terv?

Mint projektmenedzser, Ön már biztosan elkészítette a projektteljesítéshez szükséges erőforrástervezést, a teljesítés időtartamát és a projketteljesítés költségtervét. Rendelkezik megvalósíthatósági tanulmánnyal, elemezte a projektkockázatokat, megtervezte a projektteljesítés szakaszait, mérföldkő eseményeket. Mindezt annak érdekében tette, hogy a projekteredményt a tervezett idő, költség, és erőforrás mellett a megfelelő minőségben valósítsa meg. Miért ne tegyük ugyanezt a projektkommunikációban? Végül is, a projekt teljesítése során folyamatos kommunikációs tevékenységre van szükség ahhoz, hogy a projektterv rugalmasága, az erőforrás-allokáció, és a projektfeladat komplexitása  biztosítható legyen.

A kommunikációs terv minden fajta projektben fontos szerepet játszik:

  • Írásbeli dokumentáció létrehozása minden érintett számára kezelhető módon
  • Egyértelmű elvárások meghatározása a frissítések megosztásának és a változásmenedzsment módjáról
  • A projekt és a projektteljesítés állapot-láthatóságának növelése
  • A visszajelzések lehetőségeinek megosztása
  • Az erőforrások és csapatok termelékenységének növelése
  • A projekt folyamatos összehangolása a célokkal
  • Projektcsapatok közötti kommunikációs módszerek

Nincs egyetlen helyes módja a projekt kommunikációjának. Tény, hogy a kommunikációs terv sok kommunikációs módszert is tartalmaz és tartalmazhat. Néhány példa erre:

  • Email
  • Találkozók (személyes, telefonos vagy Skype)
  • Chart boards
  • Státusz riportok
  • Alkalmazások (Microsoft Project, Asana, EasyProjects, stb.)
  • To-do listák
  • Felmérések

Szóval hogyan tudjuk, mi a helyes egyedi projektünkhöz?

Tekintsük át a múltbeli projekteket, hogy lássuk, mi működött jól – és mi nem. Ezután beszéljünk a csapattal, az ügyféllel és más érdekeltekkel, hogy biztosítsuk a kommunikációs csatornák és eszközök figyelembevételét. Végtére is, a heti e-mail nem elég, főleg ha senki nem olvassa el!

Hogyan írjunk projekt kommunikációs tervet

A projektmenedzsment-kommunikációs terv írása az alábbi 5 egyszerű lépésben felsorolható:

  1. Sorolja fel a projekt kommunikációs igényeit. Minden projekt más, vegyük figyelembe a projekt méretét, az elvégzendő munka jellegét és az ügyfél egyedi preferenciáit, amikor meghatározzuk, hogy milyen kommunikációs típusokat kell megvalósítani a projektben.
  2. Határozza meg a célt. A túl sok e-mailben, vagy szükségtelen találkozókkal bombázó emberek megzavarhatják a munkamenetet, és figyelmen kívül hagyhatják a fontos változtatásokat. Legyen célirányos a tervezésben, és győződjön meg róla, hogy minden kommunikációs eszköz helyén való-e? Ha nagyon ambiciózusnak érzi magát, menjen előre, és vázolja fel az egyes üléseken vagy jelentéseken szereplő témák alapvető menetrendjét.
  3. Válasszon kommunikációs módszert. Tényleg szükség van egy találkozóra a heti frissítések megosztására, vagy elég havi egy projekt-meeting? Gondoljon arra, hogy a csapata hogyan működik a legjobban, így maradhatnak aktívak, miközben továbbra is produktívak. Ha az ügyfél a telefonhívás személyes mivoltát részesíti előnyben, akkor ezt a tervbe is be kell építeni.
  4. Állítsa be a kommunikáció ritmusát. A kommunikáció rendszeres gyakoriságának megteremtése egyszerűsíti a folyamatot azáltal, hogy világos és tervezhető elvárásokat támaszt. Ez nemcsak megszabadítja az állandó változtatások véletlenszerű érkezésének káoszától, hanem lehetővé teszi a projekt érintettjei számára, hogy a fontos találkozók és jelentések információi célt érjenek.
  5. A projekttulajdonos és az érintettek azonosítása. A tulajdonjog hozzárendelése elszámoltathatóságot teremt, így gondosan megtervezett projekt elérheti a tervezett potenciált. Mint projektmenedzser, a legtöbb kommunikációért felelős lesz, de lehet, hogy néhányat delegálhat másoknak, így a kulcs-érintettek készek arra, hogy szükség esetén a változtatásokat megfelelően menedzseljék.

Ha Ön, vagy munkáltatója érdeklődik a projektkommunikáció iránt, figyelmébe ajánljuk e témában készült tanulmányunkat. A Projekt-változásmenedzsment kommunikáció című tanulmány teljes terjedelemben megrendelhető honlapunkon, itt kérjen ajánlatot!

dpi


0 Comments

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük